Löneadministration är en kritisk del av varje företags verksamhet. Det är inte bara en fråga om att betala ut löner i tid, utan också att säkerställa att allt är korrekt och i linje med gällande lagar och regler. En svensk firma som anlitat Beviso Ekonomibyrå AB för lönehantering har nyligen upplevt problem som kastar skugga över företagets trovärdighet.
Semestertrubbel och kommunikationsmissar
Under juli månad inkom löneunderlagen från det anlitande företaget till Beviso. Som respons fick de en automatsvar som klargjorde att den ansvarige var på semester. Försök att kontakta en annan medarbetare misslyckades också. I ett desperat försök att säkerställa att personalen skulle få sina löner i tid, mejlade företaget samtliga anställda på Beviso. Till sist betalades lönerna ut, men med fel och utan möjlighet för företaget att granska dem i förväg.
Avslut av samarbete som “hämndåtgärd”
I stället för att förbättra sin tjänst utifrån kritiken valde Beviso att avbryta samarbetet. Detta skedde på den dag då nästa månads löneunderlag skulle skickas in, vilket kan tolkas som en form av “hämnd” för att företaget hade kontaktat andra Beviso-anställda om deras bristande service.
Kvalitetsbrist och höga kostnader
Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.
Slutsats och rekommendation med varning
Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.
Varning till befintliga Beviso Ekonomibyrå AB kunder
Om du redan är en kund hos Beviso, rekommenderar vi starkt att du noggrant granskar och kontrollerar alla aspekter av den tjänst du får.Detta innebär en granskning av sådana saker som tidigare lönebetalningar, antal semesterdagar och andra viktiga element.Det finns en möjlighet att du identifierar misstag eller brister som bör rättas, och det kan vara lämpligt att överväga alternativa sätt att hantera löner.